회사 워크숍 준비(일정, 프로그램, 준비물)-1

인사팀도 아닌데 워크숍 준비위원이 되었다. 그것도 막내로..

천청벽력같은 이 소식에 얼른 인터넷에 워크숍 준비관련 폭풍 검색을 하였지만 크게 소득이 없었다.

약 1년이 지났지만 이런 '나'를 위해 그 때의 기억을 되살려본다.

 

1. 준비

막막하겠지만 외부업체를 쓰지 않는 한 어쩔 수 없다.

하나하나 시간순서대로 준비를 시작해야한다.

 

1) 설문조사

구글설문을 통해 참석인원의 출발지(자차이용여부), mbti, 상체 사이즈를 조사한다.

 

그러면,

워크숍 장소까지 이동할 카풀 그룹을 매칭하고(출발지),

워크샵내에서 서로 다른 mbti끼리 섞여서 조를 구성해 활동하고(mbti),

워크샵 단체티(상체 사이즈)를 미리 구매하여 준비할 수 있다. 

(자차 이용 인원에게는 유류비 지원)

 

2) 일정표 계획

위에서 12시쯤 집합해서 다음날 점심먹고 헤어지라는 가이드가 나왔다. 

따라서 1일차 오후 / 1일차 밤 / 2일차 오전 프로그램만 짜면 되었다.

(물론 모든 끼니 식사메뉴와 간식, 경품 및 기념품까지 준비..)

 

일정표를 구성할때는 아이템을 선정하고 적절한 시간에 끼워넣는게 좋았다.

회사 워크숍이라 마냥 놀지는 못했고 간략한 일정은 다음과 같았다.

 

여기서 레크레이션은 또 구체적인 게임선정과 운영방식을 계획해야한다.

레크레이션은 다음글에 추가로 작성..

이 정도가 딱 적당한 스케줄이었던 것 같다.

너무 쉬어서 사람들이 늘어지지도 않고, 너무 체력적으로 힘들지도 않고..

(놀 사람들은 알아서 밤새도록 술먹고 담달 7시에 잘만 일어난다.)

 

3) 업무 분장

준비위원이 각각 해야할 일을 나눈다.

a. 준비물, 상품을 구매 및 준비

b. 사회자(멘트준비)

c. 대인업무(레크레이션 강사 섭외.. 그외 워크숍 문의 대응 및 공지)

 

4) 사전답사

워크숍 장소가 익숙하지 않은 곳이라면 꼭 한번 답사할 필요가 있다.

숙박시설, 식사시설, 강당, 주변 음식점, 관리인 면담 등을 확인한다.

 

a. 숙박시설: 이불이 동절기, 간절기 2개였는데 사전답사 안했으면 간절기 이불이 준비되어 덜덜 떨뻔했다.

b. 식사시설: 식사제공 가능한지? 테이블 배치 이동 가능한지? 식당에 프로젝터가 있는지? 음향(노래방) 시설이 있는지?

c. 강당: 워크숍 전인원 배치 가능한지, 인터넷 연결 여부, 외부USB 가능여부, 노트북-프로젝터 연결잭 유무, 보드 유무

복도에 간식을 놓을 테이블 공간 및 테이블이 있는지. 정수기는 있는지. 얼음은 제공가능한지.

d. 주변음식점: 다음날 점심은 외부식사였기 때문에 충분히 인터넷 검색 후 하나 선정해서 사전답사팀이 먹어본다. (테이블배치, 주차공간, 워크숍 당일 영업여부, 답례품 제공가능여부(버섯샤브샤브))

e. 관리인 면담: 다들 알겠지만 어떤 행사든 무조건 준비한 것보다 더 필요하다. 시간이든 장소든 물자든.. 따라서 관리인과 어느 정도 얼굴을 트고 익혀놔야 실제 행사에서 많은 도움을 받을 수 있다.

준비위원실이 가능한지, 각종 프린터 및 문구용품 대여 여부

 

5) 준비물 

a. 식음료

각 프로그램 사이사이 쉬는 시간마다 갈아줘야 참석자들이 씐난다.

인사팀 담당자가 많이 해봐서 그런지 잘한다.. 각종 다과와 음료, 커피..종이컵, 식탁보, 티슈......

 

 

b. 식사

외부식당와 내부에서 제공해주는 식사를 제외하고 우리가 직접 준비해야되는 것은 당일 저녁식사와 술 안주였다.

 

대체로 연수원은 외진곳에 있기 때문에 식사는 케이터링을 많이 준비할 것 같다.

이름있는 케이터링 업체들(각종 호텔)은 어마어마하게 비싸다.

문의전화를 하면 일단 회사이름부터 물어보는데.. 삼성, LG 같이 대기업이 아니면 못한다는 걸 알고 있는 듯하다.

기본 인원이 수백명 이상이고 가격도 천단위이다. 이런 업체 사람이라면 이 글을 보지도 않을 것을 알고 있다..

 

여튼 이런 호텔을 제외하면 다들 첨들어보는 케이터링 업체이다. 

근데 이런 업체들도 인기가 많아서 쉽게 한 2군데는 예약을 못하고 다른 한곳에서 진행했다.

부페식으로 준비해주는데 인당 3만원정도로 밑반찬을 깔고, 통돼지바케큐 한마리를 하였다.

총 금액은 120만원정도?

해보니 통돼지 바베큐는 무조건 한마리라 양이 남아돌았는데, 케이터링 업체(밥, 반찬)의 양이 좀 모자란 느낌이 있었다.

케이터링업체는 한 5인분정도 더 시켜야 양이 적절한 것 같았다.

 

c. 상품

c-1. 웰컴키트

이건뭐 필수는 아닌데, 사람들이 딱 숙소배정받고 숙소에 들어갔을 때, 침대위에 웰컴키트가 있으면 기분이 그리 좋다고..

각종영양제와 단체티, 명찰 등을 종이백에 담에 세팅했다.

단체티는 한번입고 버리는 것보다 걍 무난하게 입을 수 있게, 남색계열의 반팔카라티.

 

c-2 경품

레이크레이션, 조별회의, 외부강연 등에 조미료로 빠질 수 없는게 상품이다.

간단한 경품으로 스타벅스 3만원 상품권 여러개

한우, 한돈, 드롱기 전기포트 등을 준비했다.

상품 수여식을 해야 했기에 한우, 한돈 등은 경품 피켓을 만들었다.

 

c-3 답례품

갈 때도 빈손으로 보내면 안된다는 말에, 마지막 식사장소에서 판매하고 있는 버섯전골세트를 선택했다.

금색 보자기로 잘 포장해줘서 보기 좋고, 토요일 오전을 빼앗긴 가정에게 따뜻한 전골 평화의 메세지?

 

 

d. 레이크레이션 준비물

d-1 노래방기기

워크숍 장소에 있으면 좋겠지만 없다면 필수이다. 

15만원에 하루 빌려주는 업체가 있어 이용했다. 마이크 스피커 모니터가 일체형이라 레크레이션에 필수품

 

d-2 손목아대

워크숍 조말고 레크레이션 시간에 사람들을 또 한번 섞어주기 위해 레크레이션 조를 따로 나눴다.

이를 구분하기 위해 조별로 색상구분하여 손목아대를 나눠줬다. 나이키, 아디다스 이런것도 그리 안비싸다.

 

 

e. 기타

e-1 여행자보험

한 사람당 1만원꼴?

 

e-2 진행 준비물

진행 PPT, 휴게시간 배경음악

 

 

 

아 너무 많다. 힘들다.

레크레이션 등 나머지는 2편으로..